Een functieprofiel opstellen

Wanneer werkgevers op zoek gaan naar nieuwe krachten voor hun onderneming gaan ze vaak denken in ingeburgerde termen zoals project manager of change manager. Hierdoor gaan ze vaker rekruteren op titel in plaats van competenties. Om dit te vermijden dien je als verantwoordelijke van de aanwerving goed na te denken over welke kennis, vaardigheden en attitude je allemaal wenst van een nieuwe werknemer. Deze wensen bundel je samen in wat men een functieprofiel noemt.

Functieprofiel

Een functieprofiel wordt ook wel een competentieprofiel genoemd en is dus een dus een duidelijke omschrijving van je verwachtingen van een aan te werven werknemer van buiten je organisatie. Hierin neem je zaken op zoals:

• De taken die iemand zal uitvoeren
• De competenties waar iemand aan moet voldoen
• De plaats binnen je organisatie
• De verwachtingen die je van iemand hebt
• Kenmerken van de persoonlijkheid
• …

Het opstellen van een functieprofiel is cruciaal moet de eerste stap zijn in het rekruteringsproces. Wanneer je dit klaar hebt kan je van hieruit vertrekken om een vacaturetekst op te stellen.

Zoals je kan zien is een functieprofiel niet hetzelfde als een functieomschrijving! Een functieomschrijving is in feite een opsomming van de taken en verantwoordelijkheden die bij een bepaalde job horen. Een functieprofiel daarentegen gaat verder. Hierin zet je ook de verwachtingen van een werknemer en wat je organisatie daartegenover zet.

Belang van een goed functieprofiel

Het opstellen van een goed functieprofiel is van groot belang. Hoe beter deze profiel omschrijving, hoe beter je basis van je aanwerving zal zijn en hoe beter en specifieker de instroom van je kandidaten zal zijn. Kortom, goed begonnen is…

Hoe stel je een functieprofiel op?

Er is geen vaste formule van hoe je een profiel opstelt. Ieder bedrijf is immers anders en ook iedere aanwerving is verschillend. Enkele zaken die je zeker in acht moet nemen:

• Neem tijd: een duidelijk en transparant functieprofiel stel je niet in 1,2,3 op. Indien je regelmatig een gelijkaardige werknemer in dienst wil nemen kun je een eerder ontwerp gebruiken als basis. Voor nieuwe en specifiekere profielen werk je echter best een nieuw functieprofiel uit en neem hiervoor je tijd. Vergader hierover met indien mogelijk de persoon die vervangen moet worden, met diegene die de beslissing neemt over het al dan niet aanwerven van de nieuwe werknemer en de HR officer die onder andere meer informatie kan geven over de normen en waarden van de organisatie en niet onbelangrijk, het loonpakket.
• Denk aan vorige werknemers: indien je iemand moet vervangen is het altijd aangewezen de redenen waarom de vorige werknemer is weggegaan in het achterhoofd te houden wanneer je een functieprofiel opstelt. Ook de verbeter – of ontwikkelingspunten en sterke punten van je voormalige werkkracht kunnen je helpen.
• Denk aan je vereisten: maak een duidelijk onderscheid tussen verplichte (mandatory) en aanvullende (nice to have) vereisten. Wees echter realistisch, iemand die perfect voldoet aan al je verlangens is zeldzaam, zoniet onbestaande. Indien je goed kan aangeven wat cruciaal is en wat minder zal je vanzelf betere kandidaten aantrekken voor het invullen van de job.
• Wees up to date: de arbeidsmarkt en ook jobs inhoudelijk veranderen constant. In de meeste gevallen wil je personeel aanwerven die goed mee zijn met de laatste ontwikkelingen. Deze ga je echter niet vinden, laat staan binnenhalen als je zelf achter de feiten aanholt. Zorg er dus voor dat je functieprofielen en meerbepaald de inhoud daarvan up to date is met de situatie op de arbeidsmarkt. Ga geen eisen stellen die pakweg vijf jaar geleden al minder belangrijk waren. Hier knappen gewenste profielen op af.

Het gevaar van functieprofielen

Functieprofielen hebben dus een groot belang in het wervingsproces. Waar veel bedrijven de fout ingaan met het opstellen van deze profielen is dat ze vaak uitgaan van welke krachten ze willen in plaats van nodig hebben. Daarnaast zien we vaak dat er wordt gezocht naar profielen op basis van een titel zoals change manager in plaats van te zoeken naar de 3 belangrijkste criteria waaraan het profiel moet voldoen.

Een dure fout…

Om dit te vermijden kun je best hulp inschakelen van experten die samen met jou het juiste profiel schetsen voor de functie. ZqUARE is gespecialiseerd in het opstellen en invullen van functieprofielen.

Indien je met vragen zit over jouw rekrutering of je hebt hulp nodig om het juiste profiel te vinden neem dan zeker eens contact met ons op! of vul onderstaand formulier in